Oleh : Hardiyansyah
Dosen Kopertis Wilayah II dpk pada
Universitas Bina Darma Palembang
Abstract. Management process begin
with planning, organizing, actuating and controlling process. In each stages of
this process needs information that comes from Management Information System
(MIS). MIS very usefull for managers in decision making process. This system
collecting, processing and presenting data based on user needs. Computer in MIS
has giving positive contribution especially for decision makers. By the
efficiency and effectivity in decission making, produces the qualified and
valuable information.
Key words : Management Information
System, Computer, decision making, managers
PENDAHULUAN
Jauh sebelum adanya teknologi
komputer, sistem informasi manajemen (SIM) telah digunakan oleh para pimpinan
organisasi atau perusahaan, termasuk manajer dalam upaya pengambilan keputusan.
Namun demikian, proses pengambilan keputusan yang dilakukan saat itu masih
sangat sederhana. Segala sesuatunya masih berjalan secara manual, masih lamban,
karena semua data masih tersimpan dalam lembaran-lembaran arsip yang bermacam
ragam. Manakala sang pimpinan membutuhkan berbagai informasi yang berhubungan
dengan sesuatu yang harus diputuskan atau diambil kebijakan, maka tidak ada
cara lain kecuali membongkar semua arsip yang dibutuhkan. Kalaupun arsip
tersebut ditemukan, kadangkala tulisannya sudah kabur, kertasnya sudah kusam,
atau bahkan mungkin sudah rusak karena dimakan rayap atau kutu buku dan
sejenisnya. Pendek kata, proses pencarian arsip dan dokumen yang dibutuhkan
sebagai dasar dari pengambilan keputusan bagi sang pimpinan sangatlah lamban
dan membutuhkan waktu yang lama.
Demikian gambaran proses sistem
informasi manajemen kala itu, dimana teknologi komputer belum ditemukan.
Semuanya serba lamban, tidak efisien dan juga tidak efektif. Dengan hadirnya
teknologi komputer seperti sekarang ini, telah mengubah segalanya. Data dan
dokumen yang tadinya disimpan secara manual, sekarang semuanya tersimpan secara
digital, dengan sekali klik saja, semua dokumen dan data dapat ditampilkan.
Hanya dalam hitungan detik saja, data dapat disajikan. Dengan kondisi demikian,
tentu saja Sistem Informasi Manajemen (SIM) hanya tinggal mempersiapkan
substansinya saja, sedangkan wadah atau kerangkanya dapat dipersiapkan melalui
teknologi komputer. Namun demikian, hadirnya teknologi komputer telah merubah
persepsi orang kebanyakan. Apabila berbicara tentang Sistem Informasi
Manajemen, maka yang diingat adalah komputer dengan sebuah sistem yang saling
tersambung dengan berbagai jaringan dalam komputer tersebut. Persepsi seperti
ini tentu saja tidaklah semuanya benar, karena teknologi komputer hanyalah
sebuah wadah atau fasilitas, yang kehadirannya mempermudah proses dalam Sistem
Informasi Manajemen, sedangkan prinsip kerja dan basis dari SIM itu sendiri
adalah ilmu manajemen, karena memang SIM itu lahir dari manajemen. Artinya,
tanpa adanya manajemen maka SIM itu sendiri sesungguhnya tidak ada. Adapun
komputer, kehadirannya seperti proses reaksi kimia bagi katalisator,
katalisator dapat mempercepat proses reaksi kimiawi, tetapi dia sendiri
bukanlah zat kimianya.
Salah satu fungsi manajemen adalah
perencanaan. Dalam proses perencanaan, pihak manajemen berusaha memikirkan apa
saja yang akan dikerjakannya, berupa ukuran atau jumlahnya, siapa yang akan
melaksanakan dan mengendalikannya agar tujuan organisasi/perusahaan dapat
tercapai. Dalam kerangka itu semua, diperlukan informasi, dan informasi yang
relevan dengan proses perencanaan harus disediakan. Alat untuk menyediakan
informasi tersebut dapat berupa sebuah SIM, atau dapat juga usaha khusus
seperti pengumpulan data baik internal maupun eksternal, yang nantinya dapat
menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Jadi, informasi adalah bahan dasar bagi
pimpinan organisasi atau manajer dalam membuat rencana, merumuskan kegiatan
atau mengambil kebijakan.
Sistem Informasi Manajemen berbasis
komputer mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah
sistem informasi manajemen. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi
Manajemen memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi
pada prakteknya (pada era sekarang), tidak mungkin sistem informasi manajemen
yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer.
Sistem Informasi Manajemen yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu
berhubungan dengan istilah komputer-based atau pengolahan informasi yang
berbasis pada komputer.
Proses manajemen dimulai dengan
perencanaan, kemudian proses pelaksanaan, proses pengendalian dan pengawasan.
Pada setiap proses diperlukan informasi yang sebagian dihasilkan oleh SIM. SIM
sangat bermanfaat bagi para manajer dalam proses pengambilan keputusan. Sistem
ini secara terpadu dan efisien melaksanakan pengumpulan data, dan menyajikan
informasi sesuai dengan kebutuhan para pengambil keputusan. Sistem ini
memberikan kemudahan dalam menyediakan data secara tepat waktu sesuai dengan
kebutuhan.
Berkenaan dengan uraian tersebut,
maka tulisan/artikel ini akan menganalisis bagaimana “peranan Sistem Informasi
Manajemen berbasis komputer dalam proses pengambilan keputusan bagi
pimpinan/manajer dalam perusahaan/organisasi.”
TINJAUAN PUSTAKA
Pengertian Sistem Informasi
Menurut Kadir (2003:54) sistem
adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan
untuk mencapai tujuan. Ackof dalam Effendy (1989:51) mengatakan bahwa sistem
adalah setiap kesatuan, secara konseptual atau fisik, yang terdiri dari
bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lain. Sementara itu,
dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1995:950) disebutkan bahwa sistem mempunyai
dua pengertian; (a) Seperangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan
sehingga membentuk suatu totalitas; dan (b) Susunan yang teratur dari
pandangan, teori, asas, dan sebagainya.
Dari ketiga definisi di atas,
terlihat bahwa masing-masing menekankan bahwa sistem memakai pendekatan pada
elemen atau komponen. Artinya, bahwa sistem haruslah terdiri atas berbagai
komponen/elemen yang saling berhubungan sehingga membentuk satu kesatuan yang
utuh. Sistem Informasi adalah aplikasi komputer untuk mendukung operasi dari
suatu organisasi: operasi, instalasi, dan perawatan komputer, perangkat lunak,
dan data. Sistem Informasi Manajemen adalah kunci dari bidang yang menekankan
finansial dan personal manajemen. 'Sistem Informasi' dapat berupa gabungan dari
beberapa elemen teknologi berbasis komputer yang saling berinteraksi dan
bekerja sama berdasarkan suatu prosedur kerja (aturan kerja) yang telah
ditetapkan, dimana memproses dan mengolah data menjadi suatu bentuk informasi
yang dapat digunakan dalam mendukung keputusan.
Menurut Alter dalam Effendy
(1989:11), sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi,
orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam
sebuah organisasi. Sedangkan menurut Wilkinson, sistem informasi adalah
kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya (manusia, komputer) untuk
mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai
sasaran-sasaran perusahaan.
Ilmu Informasi adalah ilmu yang
mempelajari data dan informasi, mencakup bagaimana menginterpretasi,
menganalisa, menyimpan, dan mengambil kembali. Ilmu informasi dimulai sebagai
dasar dari analisa komunikasi dan basis data. Sistem Informasi adalah aplikasi
komputer untuk mendukung operasi dari suatu organisasi: operasi, instalasi, dan
perawatan komputer, perangkat lunak, dan data. Sistem Informasi Manajemen
adalah kunci dari bidang yang menekankan finansial dan personal manajemen.
'Sistem Informasi' dapat berupa gabungan dari beberapa elemen teknologi
berbasis komputer yang saling berinteraksi dan bekerja sama berdasarkan suatu
prosedur kerja (aturan kerja) yang telah ditetapkan, dimana memproses dan
mengolah data menjadi suatu bentuk informasi yang dapat digunakan dalam
mendukung keputusan.
Sistem informasi dapat pula membantu
para manajer dan pegawai dalam hal menganalisa masalah dan juga dapat dipakai
membuat produk-produk baru. Misalnya sistem informasi yang sederhana adalah
sebuah sistem informasi yang digunakan untuk mengontrol inventaris pada sebuah
toko sepatu. Masukan (input) untuk sistem tersebut dapat berupa penjualan
sepatu-sepatu dan tagihan-tagihan sepatu. Proses yang dilakukan sistem tersebut
dapat berupa memperbaharui inventaris sepatu. Keluaran (output) dari sistem itu
bisa berupa laporan inventaris untuk masing-masing bentuk dan ukuran sepatu.
Sistem informasi tersebut berfungsi untuk memproses transaksi jual beli sepatu.
Sistem Informasi Manajemen
Kombinasi dari istilah sistem,
informasi, dan manajemen menjadi kata-kata baru yaitu “Sistem Informasi
Manajemen”. Raymond McLeod Jr (1996:54) mengemukakan bahwa SIM adalah sebagai
suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai
dengan kebutuhan serupa. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non
manajer dalam perusahaan untuk membuat keputusan dalam memecahkan masalah.
Sedangkan menurut Komaruddin dalam Effendy (1989:111) SIM adalah pendekatan
yang terorganisir dan terencana untuk memberikan eksekutif bantuan informasi
yang teat yang memberikan kemudahan bagi proses manajemen.
Manajemen
Salah satu cabang ilmu yang saat ini
sangat berkembang pesat adalah ilmu manajemen. Ilmu ini telah melakukan
intervensi keberbagai bidang ilmu lain, atau paling tidak telah menggandeng
ilmu lain dalam pengembangannya. Kita kenal ada manajemen sumber daya manusia,
manajemen perbankan, manajemen industri, manajemen keuangan, pemasaran,
produksi, manajemen perkotaan, manajemen pemerintahan, manajemen pendidikan,
manajemen sistem informasi, sistem informasi manajemen, sampai kepada manajemen
qolbu yang dikembangkan oleh Abdullah Gymnastiar.
Menurut Atmosudirdjo (1986:158),
secara umum pengertian manajemen adalah pengendalian dan pemanfaatan daripada
semua faktor dan sumberdaya yang menurut suatu perencanaan (planning),
diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu prapta (objective) atau
tujuan-tujuan tertentu. Sedangkan menurut Siagian (1989:5) manajemen dapat
didefinisikan sebagai kemampuan atau ketrampilan untuk memperoleh sesuatu hasil
dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain. Akhirnya,
menurut Terry dalam Manullang (2005:1) manajemen adalah pencapaian tujuan yang
ditetapkan terlebih dahulu dengan mempergunakan kegiatan orang lain.
Dari ketiga definisi tersebut di
atas, ada tiga hal penting dalam definisi-definisi tersebut. Pertama, ada
tujuan yang hendak dicapai; kedua, tujuan yang hendak dicapai
memerlukan/membutuhkan tenaga orang lain; dan ketiga, kegiatan/aktivitas orang
lain tersebut harus dibimbing dan diawasi atau dikontrol.
Komputer
Komputer berasal dari bahasa latin computare
yang mengandung arti menghitung. Karena luasnya bidang garapan ilmu komputer,
para pakar dan peneliti sedikit berbeda dalam mendefinisikan terminologi
komputer. Menurut Hamacher komputer adalah mesin penghitung elektronik yang
cepat dan dapat menerima informasi input digital, kemudian memprosesnya sesuai
dengan program yang tersimpan di memorinya, dan menghasilkan output berupa
informasi. Blissmer mengatakan bahwa, komputer adalah suatu alat elektonik yang
mampu melakukan beberapa tugas sebagai berikut: menerima input, memproses input
tadi sesuai dengan programnya, menyimpan perintah-perintah dan hasil dari
pengolahan, menyediakan output dalam bentuk informasi. Sedangan Fuori
berpendapat bahwa komputer adalah suatu pemroses data yang dapat melakukan
perhitungan besar secara cepat, termasuk perhitungan aritmetika dan operasi
logika, tanpa campur tangan dari manusia
(http://id.wikipedia.org/wiki/Ilmu_komputer).
Pada dasarnya sebuah komputer adalah
alat yang mengolah simbol-simbol baik yang berupa angka, kode huruf, maupun kombinasinya.
Simbol-simbol dimasukkan oleh manusia ke dalam komputer melalui alat input,
yang mengolahnya melalui cara tertentu, yang dapat dibedakan menjadi cara
analog dan digital.
Sistem komputer merupakan kombinasi
dari komponen-komponen perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software),
komunikasi, sumber daya (manusia dan informasi) dan prosedur-prosedur
pemrosesan. Kelima komponen tersebut tidak dapat berdiri sendiri dan bekerja
sendiri. Karena hardware tidak dapat memproses penggajian misalnya, tanpa
adanya program perangkat lunak, demikian pula sebaliknya perangkat lunak atau
program komputer yang memuat instruksi-instruksi yang dibutuhkan oleh perangkat
keras itulah yang melengkapi tugas-tugas yang diperlukan.
Manusia dan Komputer
Pada awalnya dalam konsep sistem
informasi tradisional, manusia merupakan komponen utama dalam mengolah data
menjadi informasi. Gambar berikut menunjukkan model dasar sistem tradisional,
dimana manusia sebagai pengolah informasi.
MASUKAN DARI INDERA PENERIMA
SALURAN
PENGOLAHAN MENTAL
SALURAN
INGATAN
KELUARAN
Gambar 1. Model dasar manusia
sebagai pengolah informasi (Teguh Wahyono, 2003)
Kapasitas manusia dalam menerima
masukan dan menghasilkan keluaran adalah terbatas. Dunia menyediakan lebih
banyak masukan daripada yang dapat diterima oleh sistem pengolah manusia.
Manusia mengurangi masukan ini sampai batas jumlah yang dapat diatasi melalui
suatu proses penyaringan atau seleksi. Digunakannya komputer dalam sebuah
Sistem Informasi menutupi kekurangan-kekurangan manusia dalam melakukan
pengelolaan data menjadi informasi. Pemakaian komputer memiliki beberapa
keunggulan, diantaranya adalah; (1) Tingkat akurasi informasi yang dihasilkan
cukup tinggi; (2) Efisiensi Sumber Daya Manusia; dan (3) Kemudahan Berinteraksi
dengan Penggunanya (Wahyono, 2003).
Pengambilan Keputusan
Kehidupan manajer dipenuhi dengan
serangkaian pembuatan (pengambilan) keputusan-keputusan untuk investasi,
menaikkan harga jual, mengambil tindakan terhadap karyawan yang sering
terlambat, pemilihan lokasi gudang baru yang harus dibangun, dan
masalah-masalah besar ataupun kecil lainnya di mana manajer harus membaut
keputusan tindakan apa yang diambil – atau paling tidak menugaskan orang lain
untuk memutuskan. Kegiatan-kegiatan pelaksanaan hasil keputusan itu sendiri
biasanya dilaksanakan oleh orang-orang lain (Handoko, 2003:129).
Pengambilan keputusan adalah
kegiatan yang pada hakikatnya adalah pemilihan alternatif. Proses pemilihan itu
dapat sederhana, dapat pula kompleks. Keputusan yang diambil mungkin tidak
menyangkut banyak pihak tetapi dapat pula membawa konsekuensi bagi pihak lain,
sehingga perlu pertimbangan yang lebih dalam pada saat seseorang manajer akan
memutuskannya.
Simon dalam Sudibyo (2001:226)
menggolongkan pengambilan keputusan menjadi dua golongan yaitu yang terprogram
dan tak-terprogram. Pengambilan keputusan yang terprogram menyangkut masalah
yang berstruktur dan berulang sifatnya. Untuk keputusan yang demikian ini,
kondisi yang memerlukan pengambilan keputusan dan alternatif yang harus diambil
sudah jelas sehingga dapat disusun program atau kegiatan standarnya. Sedangkan
keputusan yang tak-terprogam menyangku masalah yang kompleks, informasi yang
diperlukan untuk pengambilan keputusan itu tidak jelas atau mengandung
ketidakpastian. Pengambilan keputusan yang seperti ini memerlukan usaha
coba-coba (trial and error), dengan mengubah skenario, menambah, mengurangi,
atau mengubah informasi tertentu, sehingga diperoleh alternatif yang memuaskan
menurut pengambilan keputusan.
Pengambilan keputusan dilakukan
melalui beberapa tahap. Menurut Mckenna dalam Sudibyo (2001:227), ada tiga
tahap dalam pengambilan keputusan, yaitu tahap intelegence, tahap design, dan
tahap choice. Dalam tulisan ini, ketiga tahap tersebut diartikan dengan tahap
penemuan masalah, tahap pemahaman masalah, dan tahap pemilihan alternatif.
Hubungan antara tahap-tahap tersebut dapat dilihat pada Gambar berikut ini.
TAHAP PENGAMBILAN KEPUTUSAN
CHOICE
DESIGN
INTELEGENCE
SIM
Gambar 2. Hubungan antara SIM dengan
Tahap Pengambilan Keputusan (Christopher K. Mckenna dalam Sudibyo, 2001)
METODE
Metode Pengumpulan Data dalam
tulisan ini dilakukan dengan metode Studi Kepustakaan, dimana berbagai data
dihimpun dan dikumpulkan, dinventarisir sesuai dengan sub-bab bahasan
masing-masing, mulai dari buku-buku literatur, jurnal, hingga bahan-bahan dari
internet yang relevan dan kemudian setelah semua data dan informasi telah
dikumpulkan, maka dilakukan analisis dan pembahasan yang berkaitan dengan judul
yang diangkat.
PEMBAHASAN
Pada uraian sebelumnya telah
dijelaskan bahwa kehadiran komputer dalam sistem informasi manajemen telah
memberikan banyak kemudahan bagi manajer dalam melakukan kegiatannya. Dari
hal-hal yang kecil, seperti memberikan informasi kepada pihak lain,
mendokumentasikan file-file, menyimpan data-data, dan lain-lain hingga
mengambil sebuah keputusan penting bagi perusahaan.
Secara prinsip, komputer dan
perangkat keras (hardware) lain hanyalah merupakan sebuah sumber daya fisik
yang tidak dapat berfungsi tanpa ada manusia yang memberikan instruksi. Dalam
hal ini, manusia membuat sebuah teknologi bernama perangkat lunak (software)
yang pada dasarnya berisi suatu urutan instruksi untuk ”menggerakkan” berbagai
komponen perangkat keras secara operasional. Dalam perkembangannya, software
(perangkat lunak) dapat dibagi menjadi dua jenis besar, yaitu: Software
yang berisi perintah-perintah atau seperangkat instruksi untuk mengoperasikan
berbagai komponen hardware –disebut sebagai System Software; dan Software
yang berisi perintah-perintah untuk menjalankan suatu prosedur tertentu
yang merepresentasikan proses, aktivitas, dan/atau fungsi bisnis tertentu –
disebut sebagai Application Software.
Semenjak diperkenalkannya setengah
abad yang lalu, komputer kerap didefinisikan sebagai ”alat pengolah data”.
Hingga saat ini pun pengertian tersebut masih cukup relevan untuk dipergunakan
secara umum. Dengan menggunakan prinsip IPO (Input-Proses-Output),
pengguna atau seseorang mengharapkan agar komputer dapat menghasilkan output
tertentu dari berbagai input yang diberikan. Jika dahulu bentuk pemrosesan
hanya terbatas pada hal-hal semacam kalkulasi kuantitatif belaka, dalam
perkembangannya sekarang ini sebuah komputer sudah dapat berfungsi sebagai alat
bantu berbagai aktivitas kehidupan manusia, seperti: proses belajar, proses
komunikasi, proses perdagangan, dan lain sebagainya.
Komputer menerima instruksi dari
manusia untuk melakukan sejumlah pemrosesan data yang hasilnya akan
dipresentasikan kepada yang bersangkutan. Untuk mengerti cara kerja komputer,
perlu dipahami terlebih dahulu arsitektur dari perangkat keras ini. Sebuah
komputer standar dapat bekerja secara normal jika memiliki lima buah komponen
sebagai berikut: (1) Input yang berfungsi untuk memberikan perintah kepada
komputer dalam berbagai bentuk. Contoh dari alat input adalah papan ketik (keyboard),
mouse, scanner, joystick, dan lain sebagainya; (2) Alat output yang berfungsi
untuk mempresentasikan hasil permrosesan data atau hal-hal yang diinginkan.
Termasuk di dalamnya adalah layar monitor, priter, plotter, dan lain
sebagainya; (3) CPU atau Central Processing Unit yang merupakan pusat
pengolahan dan kalkulasi data karena di sinilah terletak chip mikroprosesor
yang merupakan otak dan pusat syaraf komputer; (4) Memori utama (primary
memory) adalah sebuah modul di dalam komputer tempat program dan instruksi
aturan-aturan pengoperasian komputer (sistem operasi) disimpan sementara
(sebagian bersifat permanen). Ada dua jenis memori utama di dalam komputer,
yaitu ROM (Read Only Memory) yang penyimpanannya bersifat permanen dan
RAM (Random Access Memory) yang penyimpanannya bersifat sementara; dan
(5) Media penyimpan atau memori sekunder (secondary memory) yang
sifatnya semi permanen maupun permanen untuk meletakkan data dan/atau program
yang dibutuhkan oleh pengguna. Termasuk di dalam contoh media penyimpan
internal adalah harddisk dan media penyimpan eksternal adalah diskette, compact
disc (CD-ROM), zip disk, jaz disk, dan lain sebagainya.
Jika seseorang ingin menjalankan
aplikasi tertentu, yang pertama kali perlu dilakukannya adalah menginstalasi
program terkait yang terdapat di dalam media penyimpan ke dalam harddisk
komputer. Setelah program tersebut diinstalasi, dengan menggunakan
perintah-perintah tertentu melalui alat input, user dapat menjalankan dan
berinteraksi dengan komputer. Untuk setiap perintah atau instruksi yang
diberikan, CPU bekerja sama dengan memori akan mengatur pemrosesan data
tersebut sehingga hasilnya dapat dilihat oleh yang bersangkutan melalui alat
output. Jika terdapat data yang harus disimpan, maka pengguna dapat menggunakan
media penyimpanan eksternal sesuai dengan kebutuhan
(http://id.wikipedia.org/wiki/Ilmu_komputer).
Aktivitas kerja sama antar Komputer
Pada mulanya, sebuah komputer hanya
dapat dipergunakan secara individual (stand alone) semata. Namun perkembangan
teknologi digital telah memungkinkan sebuah komputer untuk dapat berkomunikasi
dengan komputer lain. Secara sederhana, dengan menggunakan sebuah kabel dan
port komunikasi, dua buah komputer dapat dihubungkan dan saling bekerjasama.
Jika dua buah komputer (A dan B) saling dihubungkan, maka hal-hal yang dapat
dilakukan antara lain:
· Komputer A dapat mengakses
file-file yang ada di Komputer B;
· Komputer A dapat mengakses disk
drive dari Komputer B;
· Komputer A dapat mengirimkan data
ke Komputer B;
· Komputer A dapat menggunakan
printer yang terhubung di Komputer B;
· Komputer A dapat melihat status
konfigurasi dari Komputer B beserta aktivitasnya;
· dan lain sebagainya.
Dengan prinsip di atas, maka dapat
dikembangkan suatu jaringan komputer dimana di dalamnya terhubung lebih dari
satu buah komputer sehingga antar komputer tersebut dapat saling tukar menukar
fasilitas dan sumber daya. Yang dimaksud dengan sumber daya di sini adalah
berbagai komponen-komponen sebuah komputer seperti yang telah dijelaskan
sebelumnya, seperti: peralatan input, peralatan output, central processing
unit, memori primer, memori sekunder, dan lain sebagainya. Untuk dapat membuat
beberapa komputer terhubung dengan jaringan dan saling bekerjasama, dibutuhkan
komponen-komponen sebagai berikut: Komputer-komputer yang ingin saling
dihubungkan dan bekerjasama; Kartu jaringan (network card) yang terdapat pada
masing-masing komputer (misalnya tipe ethernet card); Hub yaitu sebuah
peralatan yang memiliki beberapa lubang koneksi (connection port); Kabel
transmisi digital (misalnya jenis UTP); dan Perangkat lunak sistem operasi dan
aplikasi yang memiliki fitur jaringan dan diinstalasi pada masing-masing
komputer. Harap diperhatikan di sini bahwa pada awal mulanya diperkenalkan
konsep jaringan, aspek kompatibilitas menjadi isu utama. Namun dengan kemajuan
teknologi informasi dewasa ini, berbagai kendala ketidakseragaman tersebut
telah dapat dipecahkan melalui berbagai macam cara (seperti standarisasi internasional)
yang memungkinkan berbagai jenis komputer yang berbeda untuk dapat saling
berkomunikasi dan bekerja sama. Berikut adalah diagram arsitektur jaringan
sederhana dari beberapa buah komputer dengan komponen-komponen terkait.
Tugas Manajer dalam perusahaan dan
hubungannya dengan Teknologi Informasi
Secara garis besar, sehubungan
dengan teknologi informasi, SDM di perusahaan dapat dibagi menjadi dua kelompok
besar. Kelompok pertama adalah kumpulan dari mereka yang merupakan para
pengguna (user) teknologi informasi yang dimiliki. Termasuk di dalam kelompok
ini seluruh jenjang SDM dari staf sampai dengan pimpinan puncak. Seluruh SDM
ini dalam kesehariannya terlibat langsung dalam penggunaan teknologi informasi
sebagai sarana penunjang dan pendukung aktivitas pekerjaan mereka sehari-hari.
Kelompok kedua adalah mereka yang bertanggung jawab terhadap perencanaan dan
pengembangan teknologi informasi di perusahaan. Tugas utama dari mereka yang
berada di dalam kelompok ini adalah: (1) Menyusun perencanaan strategis
(masterplan) mengenai pengembangan sistem dan teknologi informasi perusahaan,
lengkap dengan cetak birunya (blue print); (2) Mendefinisikan secara detail
kebutuhan sistem informasi perusahaan, terutama kebutuhan spesifik dari
masing-masing individu yang ada; (3) Menyediakan teknologi informasi yang
sesuai dengan kebutuhan detail yang telah didefinisikan tersebut; (4)
Memelihara dan mengembangkan teknologi informasi yang dimiliki perusahaan agar
selalu up-to-date dan dapat dipergunakan oleh seluruh SDM perusahaan; (5)
Mengelola hubungan kemitraan dengan pihak-pihak di luar perusahaan (vendor)
yang bekerja sama dalam hal pengembangan teknologi; dan (6) Memonitor dan
mengawasi berbagai hal terkait dengan manajemen atau proses pengelolaan aset
teknologi informasi. Untuk menjalankan serangkaian tugas tersebut, biasanya
dikenal berbagai jabatan profesional, seperti: chief executive officer,
information technology manager, system analyst, programmer, project manager,
dan lain sebagainya –yang masing-masing memiliki kompetensi dan keahlian khusus
sehubungan dengan teknologi informasi.
Kelompok kedua yang dimaksudkan
dalam penjelasan di atas adalah para manajer dalam perusahaan. Agar tugas para
manajer tersebut dapat berjalan dengan baik, dengan cepat, akurat dan dapat
dipertanggungjawabkan, maka diperlukan berbagai informasi. Informasi yang
diperlukan dalam hal ini adalah informasi yang telah diolah sedemian rupa
melalui sistem informasi manajemen. Sistem informasi manajemen akan sangat
berarti apabila didukung oleh teknologi komputer yang sudah sangat canggih
perkembangannya.
Tanggungjawab Manajer dalam
Teknologi Informasi bagi organisasi
Adalah umum bagi
perusahaan-perusahaan besar yang kinerjanya sangat bergantung pada kehandalan
teknologi informasi memiliki seorang manajer eksekutif di bidang sistem
informasi. Eksekutif yang paling bertanggung jawab terhadap perencanaan dan
pengembangan teknologi informasi di perusahaan ini dikenal sebagai CIO (Chief
Information Officer) atau Manajer Senior di bidang Sistem dan Teknologi
Informasi. Kalau di dalam format PT (Perusahaan Terbatas) di Indonesia, CIO
kurang lebih setara dengan Direktur (dalam jajaran direksi perusahaan) yang
langsung bertanggung jawab kepada Presiden Direktur. Apakah tugas dari seorang
CIO? Tugas utama yang merupakan tanggung jawab eksekutif lain dalam jajaran
direksi adalah mempelajari dan memahami secara menyeluruh dan mendetail bisnis
yang digeluti perusahaan. Kalau dahulu manajemen inti cukup mempelajari semua
komponen internal perusahaan (khususnya sehubungan dengan produk-produk atau
jasa-jasa yang ditawarkan), saat ini hal tersebut tidaklah cukup. Persaingan
yang begitu cepat dan lingkungan bisnis yang sangat dinamis mengharuskan
eksekutif perusahaan untuk selalu memantau dan mempelajari aspek-aspek di luar
perusahaan (eksternal) secara intens dan terus-menerus, terutama yang berkaitan
dengan perilaku pasar (market) dan pelanggan. Setidak-tidaknya untuk dewasa ini
ada tujuh cara yang terbukti efektif untuk mempelajari hal internal dan eksternal
perusahaan. Ketujuh cara tersebut adalah:
1) Memiliki armada SDM yang secara
berkala mempelajari keadaan pasar dan komponen eksternal lainnya;
2) Mempelajari secara mendalam
proses-proses penciptaan produk atau jasa yang ditawarkan perusahaan;
3) Mengundang bagian-bagian lain
dalam perusahaan untuk berdiskusi secara berkala;
4) Menghadiri seminar-seminar yang
berhubungan dengan industri terkait;
5) Membaca secara aktif
publikasi-publikasi yang berkaitan dengan produk, jasa, dan industri dimana
perusahaan yang bersangkutan berada;
6) Menjadi anggota forum-forum
bisnis maupun akademis terkait; dan
7) Menjalin komunikasi aktif dan
konsisten dengan para manajer lini perusahaan.
Peran SIM berbasis Komputer dalam
Pengambilan Keputusan
Nilai suatu informasi berhubungan
dengan keputusan. Hal ini berarti bahwa bila tidak ada pilihan atau keputusan,
informasi menjadi tidak diperlukan. Keputusan dapat berkisar dari keputusan
berulang yang sederhana sampai keputusan strategis jangka panjang. Sedangkan
parameter untuk mengukur nilai sebuah informasi tersebut menurut Wahyono
(2003), ditentukan dari dua hal pokok yaitu manfaat (benefit) dan biaya (cost).
Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan
dengan biaya untuk mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat
tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir
nilai efektivitasnya. Dapat pula dikatakan bahwa pengukuran nilai sebuah
informasi akan lebih tepat jika menggunakan analisis cost effectiveness atau
cost benefit.
Sedangkan kualitas informasi sangat
dipengaruhi atau ditentukan oleh 3 hal pokok, yaitu relevancy, accuracy dan
timelinness. Pertama, relevansi (relevancy). Informasi dikatakan berkualitas
jika relevan bagi pemakainya. Pengukuran nilai relevansi, akan terlihat dari
jawaban atas pertanyaan “how is the message used for problem solving (decision
masking)?” Informasi akan relevan jika memberikan manfaat bagi pemakainya.
Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
Misalnya informasi mengenai hasil penjualan barang mingguan kurang relevan jika
ditujukan pada manajer teknik, tetapi akan sangat relevan bila disampaikan pada
manajer pemasaran.
Kedua, akurasi (accuracy). Sebuah
informasi dapat dikatakan akurat jika informasi tersebut tidak bias atau
menyesatkan, bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan
maksudnya. Ketidak-akuratan sebuah informasi dapat terjadi karena sumber informasi
(data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah
data-data asli tersebut. Beberapa hal yang dapat berpengaruh terhadap
keakuratan sebuah informasi antara lain adalah : (1) Kelengkapan (completeness)
informasi. “Are necessary message items present?” Informasi yang komplit,
berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan
yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian tentunya
akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara
keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol
atau memecahkan suatu masalah dengan baik. (2) Kebenaran (correctness)
informasi. “Are message items correct?” Informasi yang dihasilkan oleh proses
pengolahan data, haruslah benar sesuai dengan perhitungan-perhitungan yang ada
dalam proses tersebut. Sebagai contoh, jika sebuah informasi menunjukkan total
nilai gaji yang harus dibayarkan pada seorang pegawai, maka informasi tersebut
haruslah sudah benar dan memuat perhitungan-perhitungan matematis yang ada di
dalam prosesnya seperti perhitungan tunjangan, perhitungan potongan dan
sebagainya. (3) Keamanan (security) informasi. Keamanan sebuah informasi,
tergambar dari jawaban atas pertanyaan “Did the message reach all or only the
intended systems users ? “
Ketiga, tepat waktu (timeliness).
Bahwa informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya
tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai
nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan
keputusan dapat menimbulkan kesalahan dalam tindakan yang akan diambil.
Kebutuhan akan tepat waktunya sebuah informasi itulah yang pada akhirnya akan
menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi. Hal itu dapat dipahami karena
kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkan informasi tersebut
memerlukan bantuan teknologi-teknologi terbaru. Artinya, agar informasi yang
diproses dapat menghasilkan informasi yang bernilai dan berkualitas, maka
diperlukan seperangkat alat pemrosesan data yang canggih, alat tersebut
sekarang ini disebut dengan komputer. Pemanfaatan computer sekarang ini sudah
menjadi kebutuhan, bahkan SIM tidak bisa lagi dipisahkan dengan computer, bila
bicara tentang SIM maka pasangannya adalah computer. Posisi computer dalam SIM
bagaikan dua sisi mata uang yang dapat dibedakan tetapi tidak dapat dipisahkan.
Namun demikian, tetap saja bahwa SIM bukanlah computer atau sebaliknya.
Berdasarkan uraian tersebut di atas,
nyata bahwa SIM berbasis komputer dapat meningkatkan nilai dan kualitas
informasi. Artinya, apabila pihak manajemen dalam organisasi atau perusahaan
dapat memanfaatkan komputer dalam SIM-nya, maka sang manajer atau pimpinan
organisasi/pengambil keputusan (decision maker) dapat memperoleh/mendapatkan
informasi (sebagai bahan dalam pengambilan keputusan) yang bermutu, bernilai
dan berkualitas, yaitu informasi yang relevan bagi perusahaan/organisasi, yang
akurat dan tentu saja informasi yang tepat waktu atau tidak basi atau kadaluarsa.
KESIMPULAN
Berdasarkan uraian sebelumnya, bahwa
hadirnya teknologi komputer telah memberikan kontribusi yang sangat positif
dalam sistem informasi manjemen. Bagi manajer, kehadiran komputer dalam SIM
bukan saja memberikan kontribusi positif, lebih jauh dari itu, proses
pengambilan keputusan menjadi lebih mudah dan murah.
Sehubungan dengan hal uraian
tersebut di atas, maka dapat diambil beberapa kesimpulan; (1) bahwa SIM
bukanlah komputer, ia merupakan pengembangan dari ilmu manajemen dan telah ada
jauh sebelum hadirnya komputer; (2) bahwa SIM merupakan metode bagi para
pimpinan perusahaan/manajer dalam upaya pengambilan keputusan yang dapat
dipertanggunjawabkan; (3) bahwa hadirnya teknologi komputer telah membawa
perubahan besar bagi aktivitas Sistem Informasi Manajemen; (4) bahwa SIM yang
berbasis komputer dapat menyajikan informasi (sebagai bahan dalam pengambilan
keputusan) yang mermutu, bernilai dan berkualitas, yaitu informasi yang relevan
bagi perusahaan/organisasi, yang akurat dan tentu saja informasi yang tepat
waktu atau tidak basi atau kadaluwarsa; (5) bahwa dengan aktivitas SIM yang
berbasis komputer, para pimpinan perusahaan/manajer dapat lebih mudah, murah,
efisien dan efektif dalam upaya pengambilan keputusan, termasuk di dalamnya
dalam melakukan fungsi-fungsi manajemen, seperti perencanaan (planning),
pengorganisasian (organizing), penggerakkan (actuating), dan pengawasan
(controlling).
DAFTAR PUSTAKA
Atmosudirdjo, S. Prajudi. 1986.
Dasar-dasar Ilmu Administrasi. Jakarta : Ghalia Indonesia.
Effendy, Onong Uchjana. 1989. Sistem
Informasi Manajemen. Bandung : Mandar maju.
Handoko, T. Hani. 2003. Manajemen
(Edisi 2). BPFE-Yogyakarta
http://id.wikipedia.org/wiki/Ilmu_komputer
(diakses tgl. 08/02/07)
Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan
Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi.
Leod Jr., Raymond Mc. 1996. Sistem
Informasi Manajemen, Jilid I. PT. Bhuana Ilmu Populer, Jakarta.
Kamus Besar Bahasa Indonesia. 1995.
Jakarta : Balai Pustaka.
Manullang, M. 2005. Dasar-dasar
Manajemen. Yogyakarta : Gadjah Mada University Press.
Siagian, P. Sondang. 2005. Sistem
Informasi Manajemen. Jakarta : Bumi Aksara.
Sudibyo, Placidus. 2001. Sistem
Informasi Manajemen. Jakarta : Universitas Terbuka.
Wahyono, Teguh. 2003. Komputer Based
Information System (CBIS).
http://www.ilmukomputer.org/2006/09/11/
(diakses tgl. 08/02/07)
(Artikel ini telah dimuat pada
Jurnal Ilmiah MATRIK (terakreditasi) Vol. 9 No. 1, April 2007 Hal. 35- 50)
Anda sedang membaca artikel tentang ANALISIS PERANAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN BERBASIS KOMPUTER DALAM PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN BAGI MANAJER DALAM PERUSAHAAN/ORGANISASI dan anda bisa menemukan artikel ANALISIS PERANAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN BERBASIS KOMPUTER DALAM PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN BAGI MANAJER DALAM PERUSAHAAN/ORGANISASI ini dengan url http://anekamakalahkita.blogspot.com/2013/01/analisis-peranan-sistem-informasi.html. Anda dapat Mengcopy Artikel ANALISIS PERANAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN BERBASIS KOMPUTER DALAM PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN BAGI MANAJER DALAM PERUSAHAAN/ORGANISASI ini untuk kepentingan pendidikan. Semoga artikel ANALISIS PERANAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN BERBASIS KOMPUTER DALAM PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN BAGI MANAJER DALAM PERUSAHAAN/ORGANISASI ini bermanfaat Bagi Anda. Mohon tinggalkan komentar setelah Anda membaca artikel ANALISIS PERANAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN BERBASIS KOMPUTER DALAM PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN BAGI MANAJER DALAM PERUSAHAAN/ORGANISASI ini. untuk dijadikan sebagai perbaikan dari artikel ini. bagi yang mau menyumbangkan makalah kirim melalui email sangmahasiswaabadi@gmail.com
0 Comments